Blog de Glidea

5 Claves para escribir un E-mail

10/08/2009 - 15:13

El correo electrónico es una herramienta de comunicación de uso diario en todas las empresas.
Al momento de enviar un e-mail a un cliente o a un proveedor por ejemplo, es de suma importancia ser claros en lo que se quiere transmitir como así también cuidar todos los detalles para dar una imagen de calidad y profesional.
Tu interlocutor lo valorará.

Aquí van las claves:

1. Elección del Asunto o Subject apropiado
Se recomienda escribirlo en pocas palabras (de 2 a 5 como mucho) y que sea lo más representativo del tema a tratar.
Muchas veces pasa que uno busca un e-mail guardado y no lo encuentra por un Subject deficiente.

2. Estructurando el mensaje
Hay que ser lo más claro posible. Si es necesario repetí en voz alta el mensaje que estás por enviar. Tomate tu tiempo, sino lo perderás después cuando tu interlocutor te llame y te diga: “Recibí tu e-mail pero no te entendí algunas cosas”, ¿Me lo podés explicar ahora por teléfono?
Se recomienda utilizar párrafos cortos.

Si se desea resaltar una idea o palabra, se puede hacer subrayando, con color, con negrita o el uso de la itálica por citar algunos ejemplos, pero hay que usar estos recursos visuales moderadamente para enfatizar solo lo necesario.

Hay personas que encontraron un recurso adicional para resaltar el texto y suelen recurrir a escribir el mensaje TODO EN MAYÚSCULA, LO CUAL NO ES ACONSEJABLE PORQUE DIFICULTA LA LEGIBILIDAD Y PORQUE ADEMÁS NO HAY NECESIDAD DE ENFATIZAR TODO EL MENSAJE. PARECE QUE UNO ESTUVIERA ENOJADO O GRITANDO!!!

Recordá esta frase: “Si todo es importante, entonces nada es importante”

3. Respetando el idioma
En el afán de escribir a toda velocidad, propio del mundo moderno, se suele descuidar la ortografía y la gramática. Casi siempre los acentos brillan por su ausencia.
Muchos piensan que el mensaje se va a entender igual y que los acentos les hacen perder tiempo valioso.
Les aseguro que si se demoran 10 segundos más, pero escriben correctamente, ganan calidad e imagen profesional.
Si sos de los que meten la excusa del teclado, nos pueden enviar un e-mail a info@glidea.com y les responderemos como configurarlo correctamente.

4. Incluyendo una firma institucional al final de cada mensaje
Se suele escribir el nombre y apellido, el cargo dentro de la empresa, el nombre de la empresa, dirección, teléfono, Sitio Web.
Incluir una firma en todos tus mensajes, da una imagen institucional y es un agradecimiento hacia tu interlocutor por haber leído el mensaje. También es considerado un servicio adicional pues tiene a su disposición otros datos para contactarte.

5. ¿Quién es tu destinatario?
Importante para ver el grado de formalidad en que se va a escribir el e-mail.
No es lo mismo empezar con: “hola pancho” que “Estimado Francisco”. Y también saber si se va a hablar de usted o de vos en todo el mensaje.
Antes de enviar tu e-mail, revisá siempre a quien va dirigido para no enviarlo a la persona equivocada.

En este mundo acelerado el e-mail no es la excepción a la norma.
La gente comete el error de apurarse demasiado al escribir un mensaje.
Adjuntan cualquier archivo, cometen faltas de ortografía, son pocos claros en el mensaje, y el resultado es que todo esto va en contra de la búsqueda de la calidad y excelencia.

Para concluir el artículo les damos un último consejo, que tiene que ver con que mucha gente no responde los e-mails o tardan mucho tiempo en hacerlo:
La frase se resume en: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”

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