Blog de Glidea

Claves para obtener respuesta a un email

Consultor Web
12/03/2014 - 21:17

Muchas veces enviamos emails para los cuales no recibimos respuestas o las recibimos demasiado tarde. En general, se cargan las tintas sobre la persona que no responde o tarda en responder, pero un estricto sentido de la justicia nos obliga a preguntarnos: ¿qué responsabilidades tiene el que envía el email? ¿Puede hacerse algo para aumentar las chances de obtener una respuesta?

Título claro

En lo posible, debería incluir lo que esperamos y por qué, de modo que la persona ya pueda comenzar a procesar una respuesta, inclusive antes de haber abierto y leído el email. Es bien sabido por todos que muchas veces vemos un email en nuestra bandeja de entrada (quizás desde nuestro celular) y sólo abrimos el mensaje varias horas o días después. Pues bien, la idea sería que el título nos permita ganar ese tiempo en la mente de nuestro receptor.

Por ejemplo, si estamos necesitando concertar una entrevista antes de irnos de viaje, un título podría ser: “Propuesta de entrevista antes de mi viaje el 7/5”. Podría haber mejores, pero lo importante es evitar vaguedades como “Consulta”, “Entrevista”, “Viaje” o, mucho peor, “(Sin título)”. Otro error a evitar consiste en enviar el mensaje sobre hilos de conversación en los que se vienen tratando otros temas (y que, por consiguiente, tienen un título no-relacionado).

Lo bueno, si breve, dos veces bueno

La cita pertenece a San Agustín, pero casi con seguridad tiene una relevancia mucho mayor hoy en día que en su época. Pocas cosas resultan tan desalentadoras (en el ámbito de trabajo) que emails interminables, que incluyen (y mezclan) muchos temas y que no identifican claramente cuál es el punto.

Por ello la recomendación sería dedicar un email breve para cada tema y, en lo posible, enviar de a un email, enviando un nuevo email sólo cuándo el anterior esté resuelto. De esta manera evitamos sobrecargar al receptor y lo motivamos a darnos una respuesta. Para cada uno de los emails, por supuesto, ser concisos y concretos, yendo al grano de la cuestión.

Remarcar claramente el corazón del mensaje

Es muy importante que el mensaje remarque claramente qué es lo que estamos necesitando y la importancia que tiene para nosotros (y mucho mejor, la importancia que tiene para la otra persona) obtener una respuesta. Para ello no sólo nos ayudará ser breves y hacer foco en estos temas, sino que también podemos ayudarnos mediante el uso de letra negrita, el subrayado y los colores.

Ayudar al destinatario a responder

El esfuerzo que implica dar una respuesta no sólo se limita a escribirla, sino también a decodificar el mensaje, analizar las opciones de respuesta, evaluar sus consecuencias y finalmente elaborar el escrito que comunique correctamente esa respuesta. Por lo tanto, nosotros podemos ayudar a la otra persona a dar una respuesta explicitando todo o parte de este proceso.

Por ejemplo, en lugar de decir “las boletas de luz se están acumulando” podemos decir “es necesario saldar las boletas de luz; podemos obtener los fondos de A, B o C; debido a X, mi recomendación sería utilizar B; de no saldarlas, no hay consecuencias críticas, pero los intereses se seguirán acumulando”. Como se ve, el receptor del mensaje ya tiene parte de la respuesta elaborado y podría limitarse a responder “OK, vamos con B”.

Redondeando la idea…

Las técnicas anteriores nos ayudarán, sin dudas, a obtener mejores tasas de respuesta a nuestros emails. Por supuesto, es posible que haya otras técnicas a tener en cuenta: ¿se te ocurre alguna técnica adicional para sumar?

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