Blog de Glidea

Cómo ser más productivo y eficiente en lo que hacés

Director / Experto en imagen de Sitios Web
31/10/2013 - 18:23

La productividad es un tema que ha ganado su espacio en los últimos años. Hay tantas responsabilidades y tareas por cumplir que parecería no haber tiempo para nada y, dado este escenario, se busca la manera de mejorar el desempeño en las tareas cotidianas.

Para mí no se trata de hacer más cosas, sino de seleccionar cuidadosamente aquellas que realmente importan y que nos ayuden en el cumplimiento de nuestros objetivos. Por lo tanto, se trata más de priorizar que de buscar hacer cada vez más en menos tiempo.

La idea de este artículo es brindarte algunas ideas sobre este valioso tema. Pero no para que vivas a diez mil por hora, sino por el contrario, para que puedas llevar una mejor calidad de vida sin tanta prisa y con mejores resultados.

3 razones de peso para ser más productivo

Antes que nada considero que no se trata de llevar un estilo de vida en donde todo hay que hacerlo de manera productiva. Pero para muchas de las actividades que realizamos a diario como el trabajo o el estudio, creo que si vale la pena intentar ser más eficiente, ya que eso podría significar un mayor tiempo libre para otro tipo de actividades asociadas al desarrollo personal.

Las principales razones según mi criterio serían:

Optimizar el tiempo disponible - Cuando uno es productivo entonces realiza las tareas en menos tiempo. En lugar de trabajar ocho horas por día quizás se puede trabajar seis horas obteniendo los mismos resultados. En vez de estudiar cuatro horas se puede estudiar dos horas si lo hacemos de manera más eficiente.
Esta razón tiene suficiente peso como para darle importancia al tema ya que algo que falta hoy en día es justamente tiempo. Si nos convertimos en personas más productivas casi seguro vamos a liberar tiempo para destinarlo a otras actividades quizás relacionadas al entretenimiento, descanso y ocio.

Te hace sentir bien - Sentir que se cumplieron con las responsabilidades, que se avanzó en todo lo importante durante el día o que se realizó una mejora importante en aquel tema, da una sensación de bienestar y más cuando estamos a gusto con aquello que hacemos.

Desarrolla tus virtudes - Tales como la creatividad, la disciplina, la organización, la perseverancia. Implica desarrollar un set de habilidades que te llevarán al cumplimiento de tus metas.

Hay varias maneras de ser más productivo y eficiente en lo que haces. En este artículo te comparto 4 ideas que te servirán como guía. El cambio no se hace de un día para el otro pero vale la pena intentarlo.

Ahora sí vamos a las ideas… Para ser más productivo y eficiente podés experimentar con:

#1. Disminuir las interrupciones

A diario sufrimos más interrupciones de lo que imaginamos. Detenemos drásticamente nuestras tareas principales para atender algo secundario que no es relevante a nuestros objetivos ni responsabilidades.

Si lográs disminuir las interrupciones podrás:

  • Terminar las tareas a tiempo en forma eficiente
  • Evitar el agotamiento mental (a mayor número de interrupciones se requiere mayor uso de energía para volver a concentrarse)
  • Mantener el foco y tu atención en lo que estés realizando produciendo mejores resultados.
  • Tener mayor control sobre tu accionar

Pero para disminuir las interrupciones deberás identificarlas para poder ser más consciente de su existencia en tu vida cotidiana. Entre las más comunes encontramos:

Las notificaciones del smartphone / computadora - Ya sea a través de un sonido o luz que titila, nuestro querido smartphone nos distrae a menudo. Cada alerta puede ser un mensaje entrante de whatsapp, un nuevo correo electrónico, mensaje de skype o de alguien que quiere conversar con nosotros en Facebook. La reacción habitual casi siempre es interrumpir lo que estamos haciendo para dar respuesta a estos mensajes.

La web y el consumo de información - Internet causa ese maravilloso efecto de que una cosa conduce a otra, produciendo una fuente permanente de distracción y entretenimiento al mismo tiempo. Hay tanto para leer, informarse, entretenerse que podemos pasar horas navegando de un sitio a otro. Mantener el navegador con varias pestañas abiertas podría generarte un desvío de atención permanente (ni hablar si entre esas pestañas está Gmail, Facebook, Twitter, YouTube o Grooveshark). Para prevenir lo anterior podés directamente bloquear aquellos sitios que te distraen gracias a una extensión de Google Chrome.
Pero así como la web puede ser una causa de distracción, también es cierto que internet es una herramienta genial para aumentar la productividad si se usa de la manera adecuada.

Llamadas telefónicas - Atender “la llamada” parecería ser una necesidad y en muchos casos lo es dependiendo del tipo de trabajo o situación de cada uno. Pero también es cierto que es una fuente importante de interrupciones y estrés, pues no solo te corta tu momento de inspiración sino que ahora encima tenés que ocuparte de los pedidos o problemas de quien llamó.

Sin mencionar que las conversaciones telefónicas pueden extenderse durante decenas de minutos; si uno suma todas las consecuencias de atender cinco o diez llamadas telefónicas al día, podría darse cuenta de que su trabajo diario se limitó a atender los llamados y sus consecuncias. Y eso sería admitir que son las llamadas telefónicas las que marcan la agenda de nuestro trabajo, en lugar de hacerlo las prioridades estratégicas.

Pedidos de colegas o familiares - Si trabajás en una oficina, siempre hay algún colega que te realiza una pregunta o te pide “dos minutos” para que le prestes tu atención. Si no es por algo relacionado al trabajo, puede ser para organizar la salida del fin de semana o bien comentarte un programa de televisión del día anterior. Algo similar puede pasarte con un familiar si trabajás desde tu casa, en donde las interrupciones para consultarte algo relacionado al hogar o pedirte un favor son también habituales. Es muy importante encontrar la manera de evitar estas interrupciones y lograr que esos temas sean tratados una vez que hayamos terminado nuestro listado de tareas prioritarias.

Pensamientos - Que tengo hambre, que quiero el café, que me duelen las piernas, que necesito ir al baño, que tengo fiaca, que tengo ganas de poner música y no puedo, que no se como resolver aquel problema, que las vacaciones, etc. Nuestros pensamientos nos invaden y nos producen una desviación de la atención haciendo que seamos menos productivos. Esto pasa especialmente cuando no encontramos la motivación suficiente en la tarea que estamos realizando.

Hasta ahora mencioné cinco interrupciones bastante comunes. Probablemente puedas identificar algunas más en tu día a día. Dado que es casi imposible eliminar las interrupciones por completo, te propongo reducirlas al menos en un 30%. A fin de cuentas habrás optimizado tu rendimiento y te sentirás mejor con tu performance.

Algunas ideas para reducir las interrupciones

Como todo cambio de hábitos implica ir de a poco y por ende podés probar reservarte un momento del día para “no estar para nadie” Puede ser media hora, una hora, dos horas. Lo que te resulte más fácil pero recomiendo que no sea más que ese tiempo.

En ese período que te reserves podés probar cosas como:

  • Apagar el smartphone (si te resulta muy drástico, escondelo lejos de tu vista y oído)
  • Cerrar el navegador de internet
  • No atender el teléfono
  • No escuchar música para estar más enfocado
  • Tratar de no pensar en otra cosa que no sea lo que estés haciendo (hacer un esfuerzo por concentrarte)
  • Avisar a tus colegas de trabajo que estás muy ocupado y por ende traten de no interrumpirte
  • Buscar un lugar más silencioso y tranquilo (literalmente aislarte)
  • Limpiar el escritorio, dejando exclusivamente las herramientas necesarias para cumplir con las tareas prioritarias

En Por qué el trabajo no se hace en el trabajo encontrarás información complementaria al tema de las interrupciones. Y el tema está desarrollado por el creador de una de las empresas más exitosas en Internet de los últimos años.

#2. Organizar tu día

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.”
J.P. Sergent

Saber lo que hay que hacer es fundamental si queremos ser más productivos y eficientes. Y no se trata de realizar veinte o cincuenta tareas, pero si de definir claramente qué es lo que hay que hacer, cómo y cuándo habría que terminarlo. Si son tareas complejas se deberán partir en subtareas más sencillas.

Lo recomendable antes de comenzar el día, es anotar en un papel las tareas a realizar ordenadas según la prioridad. Y lo ideal sería terminar las dos o tres tareas más importantes antes del mediodía. Esto aplica tanto al trabajo, al ámbito académico, hogareño, etc.

Tenemos tantas tareas ocupando lugar en nuestra cabeza que tendemos a olvidarlas, confundirlas, postergarlas. Para que esto no ocurra, el método “Getting things done” recomienda “vaciar” nuestra mente y pasar todo lo que tenemos que hacer a un lugar físico externo a nosotros ya sea un papel o programa en la computadora el cual podamos revisar con frecuencia.

Las tareas que registremos deberán contar con un tiempo estimado de finalización, ya que de lo contrario tendemos a extender el tiempo de ejecución de cada una de ellas. La ley de Parkinson dice que "cuanto más tiempo tienes para realizar una tarea, más tiempo tardas en completarla". Y esto es una gran verdad. Por eso sin irte al extremo, intentá determinar un tiempo máximo para terminar tu tarea.

Por ejemplo ¿Cuánto tiempo por día pasás revisando el email? ¿Cuánto tiempo por día pasás en reuniones? ¿Cuánto tiempo por día te lleva preparar ese informe? ¿Se puede destinar menos tiempo a todo eso y al mismo tiempo hacerlo de manera más eficiente?

Según mi criterio las tareas se pueden clasificar en:

  • Muy importantes
  • Importantes
  • Inútiles (se omiten y no se realizan)

La próxima vez que vayas a anotar tus tareas, podés pensar en esta dirección y ver si las tareas que tienes a tu cargo son realmente importantes para tus objetivos. Al mismo tiempo evaluar delegar algunas o por qué no descargar otras.

Aunque a mucha gente le cueste creerlo son casi inexistentes las tareas “urgentes”. Simplemente esta palabra se menciona con frecuencia para agregarle dramatismo y vértigo a tu vida cotidiana (o más específicamente la utilizan los clientes que quieren imponer prioridad a sus tareas por sobre otras que nosotros podríamos tener). Por eso en mi sistema clasificatorio de tareas preferí quitar esta categoría.

#3. Mantener el foco, la concentración y la motivación

“No es lo que tú tienes, sino como usas lo que tienes lo que marca la diferencia”
Zig Ziglar

¿Para qué hacemos lo que hacemos? ¿Qué es lo que nos motiva?

Está claro que cuando hacemos las cosas sin ganas tendemos a distraernos más fácilmente y no solo eso, no le ponemos la pasión que se necesita para hacerlo con excelencia. Encontrar la motivación necesaria en nuestras actividades es un paso muy importante para hacer nuestras tareas y cumplir con nuestras responsabilidades en forma eficiente.

Además de estar motivados tendremos que estar concentrados. El ser humano puede mantener su concentración en un período no mayor a dos horas. Luego de ese tiempo necesita un descanso.

La técnica del Pomodoro

Esta técnica para mejorar la productividad consiste en concentrar el esfuerzo en períodos de 25 minutos y un descanso de 5 minutos. La idea que propone no es medir tiempo, sinó esfuerzo realizado ya que entre cada pomodoro (fracción de 25 minutos) se realiza una tarea determinada sin interrupciones.

Si la tarea dura más de un pomodoro, entonces se destina otro pomodoro (25 minutos + 5 descanso) a su realización. Se recomienda que cada tarea por más compleja que sea no dure más de 7 pomodoros (dos horas). Ya que sino uno se empieza a cansar de esa tarea. Por lo tanto siempre que sea posible habría que pasar a otra cosa.

Esta técnica resulta muy eficiente para trabajar y estudiar. Es flexible y cada uno puede adaptar el tiempo según le resulte más cómodo pero la clave es sistematizar.

El momento del día

Más allá de la técnica que utilices para mantenerte en foco, concentrado y motivado, hay un momento del día en el que somos más productivos. En mi caso por ejemplo me siento más productivo durante la mañana (de 8 a 11) y por la tarde (de 18 a 20). En esas franjas horarias mi rendimiento es mejor y puede aplicar además del trabajo a otras actividades como:

  • Leer o escribir
  • Estudiar
  • Aprender un idioma
  • Practicar un instrumento musical

Todos tenemos un momento del día en que somos productivos. Bastará con que lo identifiques y trates de explotar ese momento al máximo.

#4. Priorizar tus metas

“Hay que tener un objetivo legítimo, útil y dedicarse sin reservas a él”
James Allen

¿Cuáles son tus metas principales? ¿Acaso no deberías volcar todo tu esfuerzo ahí?

Muchas veces sentimos que no progresamos y puede que sea cierto. Esto puede pasar porque tenemos tantas actividades para hacer diariamente que dejamos de ver las cosas en perspectiva. Entonces nuestra energía se dispersa y así también nuestra eficiencia.

Es por eso que te propongo empezar de a poco. En lugar de tener cinco o diez metas que cumplir, podés proponerte cumplir una sola meta por mes. Durante 30 días toda tu motivación y energía mental debería ser redireccionada hacia tu objetivo.

Se trata de concentrar tu energía en un período corto para avanzar más rápido. Y esto aplica a casi todo. Mejorar un idioma, mejorar la organización de la empresa, desarrollar habilidades de comunicación en público, progresar en la escritura, preparar un examen, etc.

Con solo experimentar por unos días, te darás cuenta de que estás avanzando más rápido. No solo cada día que pasa te sentís más enfocado, sino que también no corrés el riesgo de desmotivarte porque sabés que al finalizar el mes habrás terminado con tu objetivo propuesto.

En mi experiencia me ha pasado que cuando tengo muchas metas (que encima son anuales), tiendo a desmotivarme porque no hago un avance significativo en ninguna de ellas.
Sin embargo un día decidí experimentar fijándome solo una meta por mes. No solo gané claridad mental al saber para donde tenía que dirigir todo mi esfuerzo, sino que también progresé bastante al cumplir esa meta.

Para poner un ejemplo claro mi próxima meta del mes será mejorar la fluidez y pronunciación al hablar en inglés. Durante 30 días se que mi energía irá destinada hacia esa meta.

¿Qué objetivo te gustaría cumplir?

Conclusiones

La productividad consiste principalmente en producir más (resultados, valor) en menos tiempo. Y no se trata de hacer una cosa para pasar inmediatamente a otra. No somos robots. Pero si de utilizar inteligentemente nuestros recursos para lograr mejores resultados en cualquier ámbito.

En este artículo se brindaron las siguientes ideas para ser más productivo pero seguramente haya muchas más formas o técnicas:

  • Disminuir las interrupciones
  • Organizar tu día
  • Mantener el foco, la concentración y la motivación
  • Priorizar tus metas

¿Qué cosas te sirven o te han servido para ser más productivo?

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